Sekilas SMM-ISO, SM-K3 dan OHSAS

PEDOMAN SINGKAT

Penerapan SMM - ISO 9001:2000, SM-K3 dan OHSAS

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja ( Permennaker No. 05/Men/ 1996 ) dan OHSAS 18001:1999 yang wajib diketahui dan disosialisasikan, serta dipasang di tempat yang mudah terlihat atau tempat yang strategis di setiap Unit Kerja / Kantor Proyek adalah sebagai berikut :

1. Komitmen Manajemen yang berupa Kebijakan Perusahaan :

o Kebijakan Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja ( Quality and Safety Policy )

o Budaya Perusahaan

o Misi dan Visi

o Sikap Mental Dasar

2. Sasaran Mutu Unit Kerja / Proyek ( Quality Objectives )
3. Sasaran dan Program K3 Unit Kerja / Proyek ( Safety Objectives and Safety Plan )
4. Sertifikat dari Badan Sertifikasi :

o Sertifikat ISO

o Sertifikat K3

o Sertifikat OHSAS

5. Komunikasi Kondisi Darurat lengkap dengan Nama Petugas ( FM-KKD )
6. Denah yang berisi informasi :

· Jalur Evakuasi dan Tempat Evakuasi (tempat berkumpul)

· Tempat – tempat Potensi Bahaya Kebakaran

· Tempat Fire Protection dan Tanggap Darurat :

Ø Lokasi Penempatan Alat Pemadam Api Ringan (APAR).

Ø Sistem Hydrant

Ø Fire Alarm

Ø Dll.

Sedangkan aplikasi SMM-ISO dan SM-K3/OH&S mengacu pada Prosedur dan Instruksi Kerja yang telah ditetapkan dan didokumentasikan.

Sebagai Prosedur Terdokumentasi yang dipersyaratkan juga harus diterapkan serta dipelihara dengan baik.

Adapun Prosedur Terdokumentasi dikelompokkan menjadi 4 ( empat ) bagian, yaitu :

1. P-....-UM-.... à Prosedur Umum

2. P-....-MU-.... àProsedur Mutu Utama

3. P-....-MP-.... àProsedur Mutu Pendukung dan

4. P-.....-K3-.... àProsedur Sistem Manajemen K3/OHSAS.

Selain empat Prosedur di atas yang tidak kalah penting dan merupakan dokumen tingkat pertama adalah Pedoman Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, yang berisi penjelasan tentang :

- Profil Kantor

- Kebijakan dan sasaran Mutu, K3/OH&S

- Organisasi Kantor

- Garis besar Sistem Manajemen baik Mutu maupun K3/OH&S dengan pemenuhan persyaratan Standar ISO 9001 : 2000, persyaratan SM-K3 Permen No.5/1996 dan OHSAS 18001 : 1999 serta

- keterkaitan antara ketiganya.

12 TIPS MEMBENTUK “A WINNING TEAM”

Menciptakan sebuah “teamwork” adalah suatu tantangan tersendiri. Pertanyaan pertama adalah Anda bekerja dalam sebuah tim atau grup? Masing-masing pastilah memiliki tujuan tersendiri. Biasanya sebuah tim merujuk pada pembagian tanggungjawab dan di antara mereka terjadi saling ketergantungan untuk setiap informasi, jasa atau produk yang mereka hasilkan masing-masing menuju sebuah tujuan bersama.

Dalam grup, manajernya adalah orang nomor satu, sedangkan anggotanya mengerjakan tugasnya sendiri-sendiri tanpa ada ketergantungan dengan anggota yang lain, mungkin juga ada kebijakan bersama tapi tidak seperti pada sebuah tim. Anda tidak bisa menyamakan antara grup dan tim. Maka tentukanlah lebih dulu dengan siap Anda bekerja saat ini, dengan sebuah tim atau sebuah grup dan bertindaklah mulai dari sana.

1. Bangunlah pondasi dulu dalam membangun sebuah rumah. Berdasarkan pengalaman saya, sebuah tim yang sukses menghabiskan banyak waktu dalam tahap ini untuk membagikan wewenang dan tugas.Andamungkin bisa memulai dengan menentukan tujuan dari tim, fungsi masing-masing berhubungan dengan tujuan usaha, tujuan terpendek dari tim yang harus segera dicapai. Setiap anggota memiliki perspektif sendiri-sendiri maka jangan berharap mereka punya visi yang sama sebelum ada diskusi.

2. Buatlah mereka sadar bahwa ada 4 fase dalam suatu proses perkembangan, yakni : forming, storming, norming,dan performing. Jelaskan bahwa kemajuan sebuah tim tergantung dari banyak factor seperti turnover dan perubahan. Tanyakan pada tim saat ini mereka dalam fase yang mana dan hal-hal apa saja yang diperlukan agar bisa meningkat ke fase berikutnya.

3. Rangsanglah tim Anda. Anda dapat melakukannya dalam berbagai cara. Salah satunya denga mengadakan survey untuk mencari data tentang bagaimana perasaan seorang anggota dengan tugas dan fungsinya berhubungan dengan tim serta interaksinya dengan yang lain. Survei itu termasuk komitmen, kepercayaan, komunikasi, dan penyelesaian terhdap konflik yang terjadi. Gunakan survey tersebut untuk mengevaluasi kemajuan tim dan perkembangan prioritas tim. Cara lainnya adalah dengan mengadakan diskusi secara periodik tentang hal-hal apa saja yang sudah dikerjakan dan bagian mana yang belum. Tidak harus formal, percakapan informal malah bisa membuat tim saling terbuka.

4. Lakukan penilaian untuk mengidentifikasikan sikap dan gaya kerja setiap anggota tim. Penilaian ini menjelaskan tentang hal-hal yang disukai dan tidak disukai dari setiap anggota, kontribusi mereka terhadap tim, dan hal-hal lain yang dapat memberikan informasi sehingga melakukan adaptasi dan kerjasama dengan lebih efektif. Banyak orang merasa terbantu dengan cara ini sehingga sangat penting untuk meningkatkan rasa saling pengertian dan komunikasi.

5. Bersikaplah proaktif. Jangan menunggu sampai ada konflik untuk membuat suatu piagam kesepakatan. Kesepakatan ini berisi tentang aturan main dan batas-batas sikap yang menjelaskan tentang harapan dan mengklarifikasikan tentang sikap apa yang bisa diterima dan tidak Jelaskan bahwa kesepakatan ini selalu bisa diamandemen, pastikan setiap orang memiliki salinannya. Ingatkan hal ini secara teratur dan terapkan hal ini pada anggota baru juga dengan hati-hati.

6. Bentuklah kemampuan dasar. Kemampuan dasar ini berupa kemampuan berkomunikasi, penyelesaian konflik, penyelesaian masalah, saling memberi dan menerima feedback. Saya membuktikan bahawa tim yang memiliki kemampuan ini jauh lebih prouktif dari yang tidak memilikinya. Kemampuan teknis hanya memberikan kontribusi separuh dari tingkat kesuksesan.

.

7. Periksalah keinginan. Apakah keinginan dan harapan anggota tim dan pemimpinnya bisa terkomunikasi dengan baik? Sebagai contoh apa yang orang harapkan dari kerjasama sebagai sebuah tim, yakni ekspresi, kretivitas, apa yang bisa diharapkan dari kontribusi mereka ? Instumen yang baik untuk adalah dengan menerbitkan hal-hal apa saja yang menjadi target disertai dengan time-linenya.

8. Berikan penghargaan untuk bakat unik dan kontribusi. Setiap anggota membawa nilai pada tim dengan berbagai cara dan kemampuan. Luangkan waktu dalam setiap pertemuan untuk memberikan penghargaan pada satu atau dua anggota, namun juga pastikan setiap orang menerima kesempatan yang sama untuk meraihnya.

9. Bangunlah dialog dan hindari monolog. Tujuannya adalah untuk membangun interaksi dua arah, tukar ide, dan membangun pandangan baru dalam komunikasi regular.

Ajaklah anggota lai untuk memberikan alasan atau menjelaskan pendapat mereka tentang suatu situasi.

10. Bangunlah kekompakan tim. Awalnya Anda bisa mengadakan pertemuan yang membahas rencana atau hal-hal yang dapat dilakukan untuk membangun kebersamaan tim. Jenis kegiatannya bisa berupa kegiatan dalam kelas atau berupa kegiatan outdoor, bisa tiap 3 bulan sekali atau dua kali setahun. Pilihlah kegiatan-egiatan yang memberikan kesan ceria dan pembelajaran.

11. Tertawa bersama. Tertawa adalah bahasa yang bisa dipahami semua orang. Bercanda bisa memperkuat ikatan dan mengurangi stress para anggota, juga dapat merangsang kreatifitas.Coba Anda lakukan beberapa hal ini : memulai pertemuan dengan canda yang cocok atau sebuah cerita lucu, atau tunjukkan sebuah klip lucu.

12. Rayakan. Adakanlah sebuah acara makan pagi yang sederhana atau sebuah makan siang bersama yang special sebagai rasa terima kasih pada tim. Putarkan sebuah musik dan hiasilah ruang makan Anda. Jangan lakukan ini setelah jam kerja berakhir karena masing-masing anggota punya tanggungjawab dan kewajiban sendiri-sendiri.

(sumber : Presiden Dynamix Training and Consulting)

PENILAIAN KERJA

Seperti halnya sekolah, penilaian kerja perlu diadakan di lembaga. Tapi banyak yang takut menghadapi penilaian kerja ini seperti mimpi buruk. Jangan takut, ini dia rahasia meningkatkan penilaian kerja Anda.

Dalam setiap periode tertentu, perusahaan biasanya memberikan penilaian kerja terhadap para karyawannya. Ini dia beberapa hal yang akan dinilai dari diri Anda.

1. Pengetahuan kerja
Hal ini berhubungan dengan pengetahuan, kemampuan serta wawasan seseorang terhadap bidang pekerjaan yang ditekuni. Selain berkutat di kantor ada baiknya Anda mencari wawasan yang lebih luas untuk mendukung karir Anda.

2. Performa kerja
Berdasarkan pengetahuan itulah diharapkan seorang karyawan bisa memenuhi standar yang berlaku. Apakah hasil akhir pekerjaan telah sesuai, kurang atau melebihi standar? Ini harus Anda perhatikan dengan seksama.

3. Komitmen
Kesetiaan terhadap perusahaan tentunya kunci utama. Anda harus loyal terhadap tugas dan perusahaan. Tunjukkan lewat tanggung jawab, semangat maju, mau belajar dan berkembang. Selain harus memiliki komitmen yang kuat, Anda juga haruslah bersikap konsisten. Tentu saja agar Anda dinilai punya pendirian dan tidak plin-plan.

3. Produktif
Harus produktif, tentu saja. tapi kuantitas dan kualitas menjadi kunci penting seseorang dinilai produktif atau tidak. Jika jumlah kerja Anda dinilai berada di bawah target, lebih baik mulai benahi cara kerja Anda.

4. Proaktif
Orang yang selalu proaktif dan berinisiatif pasti mendapat nilai lebih bagus dibanding mereka yang hanya menunggu tugas-tugas dari pimpinannya. Menyelesaikan tugas dengan baik dan tepat waktu belum cukup. Anda harus bersikap kritis, menberikan ide dan inovasi baru untuk perkembangan perusahaan.

5. Intergritas
Anda bebas bersikap fleksibel, tapi Anda juga harus bisa mempertahankan prinsip dan nilai-nilai yang Anda pegang ketika menjalankan profesi. Teguh pada pendirian. Jangan mau terbujuk dengan hal-hal yang menggiurkan namun akhirnya akan merusak imej Anda. Selain itu kemampuan manajerial seperti fleksibilitas berpikir, kecakapan memecahkan masalah dan menggarap perencanaan kerja dengan baik akan menjadi nilai tambah.

6. Pandai bergaul
Komunikasi adalah hal yang sangat penting. Di manapun Anda berada, komunikasi menjadi media penyampaian pesan yang bisa sangat efisien jika Anda menyampaikannya dengan tepat. Maka diperlukan keluwesan dalam bergaul. Juga berkomunikasi menghadapi klien, atasan ataupun bawahan. Jika keluwesan kerja ini bisa Anda terapkan dalam karir produktivitas di lingkungan kerja pun pasti akan berjalan sempurna.

7. Absensi, penampilan
Absensi tentunya mempengaruhi intensitas keberadaan Anda di kantor. Jika keseringan bolos mana bisa target kerja Anda terpenuhi dengan kualitas dan kuantitas yang baik. Anda harus disiplin. Rapi dan bersih itu wajib. Penampilan bisa bergantung kepada bidang pekerjaan yang Anda geluti. Ingat, penampilan mencirikan identitas seseorang.

Tak perlu takut menghadapi penilaian kerja. Selama Anda merasa baik-baik saja dan telah memenuhi semua kriteria seorang karyawan yang baik, tak perlu khawatir.

PENGARAH EFEKTIF

Office Professional menyingkatnya menjadi SOAR -- Show, Observe, Assess, dan Reinforce.

Show (Menunjukkan):

Berkomunikasilah di tingkat karyawan. Berikan mereka kesempatan untuk bertanya sebelum mereka mulai menerapkan pelajaran atau kemampuan yang mereka pelajari.

Observe (Mengamati):

Tunggu dan biarkan karyawan mencoba melakukan apa yang Anda katakan atau tunjukkan. Sabarlah saat mereka mempraktikkannya. Memang pada awalnya perlu waktu lebih lama untuk melakukan sesuatu yang baru. Hati-hati jangan sampai menunjukkan tanda-tanda hendak mencela.

Assess (Menilai):

Jangan banyak memberi pujian. Anda sebaiknya lebih berfokus pada hal-hal yang salah daripada hal-hal yang mereka kerjakan dengan benar. Bersikaplah obyektif dalam mengevaluasi penampilan karyawan.

Reinforce (Menguatkan):

Bicarakan atau demonstrasikan lagi aspek-aspek khusus yang diperlukan karyawan Anda untuk maju. Jika ada, tunjukkan beragam hal bagaimana melakukannya.

SELF MANAGEMENT

MENGANALISA suatu prestasi yang diperoleh orang lain adalah suatu kegiatan yang menarik, untuk mengetahui lebih banyak lagi bagaimana keberhasilan itu dapat dicapai. Begitu pula beberapa waktu lalu, ketika saya tidak sempat untuk menyaksikan secara langsung suatu Pemilihan Putri yang diselenggarakan di salah satu hotel, dikarenakan saya harus menghadiri Syukuran Pernikahan atasan saya yang bersamaan waktunya. Akhirnya saya menitip pesan kepada adik saya untuk menyaksikan melalui televisi siapa yang terpilih, karena di antaranya ada beberapa teman yang cukup dekat untuk dijagokan.

Banyak yang berkomentar ‘’agak kurang puas’’ karena jagoannya tidak menang. Bertanyalah mereka. Koq bisa sih?

Memang tidak mudah untuk menentukan yang terbaik dari yang baik, apalagi semuanya sudah melewati standar atau ceritera yang telah ditetapkan seperti Brain, Beauty, dan Behavior yang memang disyaratkan secara mutlak dalam pemilihan seperti itu. Namun seandainya juri mengalami kasus kesulitan untuk menentukan kandidat juara karena nilai yang sama misalnya, maka variable lainlah yang akan berbicara termasuk di dalamnya self management.

Self management sebenarnya mengacu pada konsep mengelola pribadi diri sendiri, artinya kita menjadi subjek sekaligus objek. Sehingga merupakan yang lumrah, kalau aspek penilaian seringkali melibatkan sejauh mana kita sukses memenejemen diri selama ini. Cakupan mengelola diri tidak hanya terbatas pada mengelola waktu (time management), namun juga titik keseimbangan untuk diri pribadi yang menjadi objek, terutama mengelola perasaan akibat keterbatasan waktu. Sehingga kalau seseorang sudah bisa membagi waktu, ia pasti bisa juga membagi perasaannya.

Kembali lagi kepada si A tersebut. Saya gambarkan kepada adik saya, bahwa si A bukanlah seorang mahasiswi yang indek prestasinya di kampus selalu 4 tanpa cacat. Atau seorang yang ‘’sangat teramat’’ cantik sehingga menyilaukan mata, dalam hal ini sang adik telah menyaksikan sendiri di TV. Atau lagi seorang yang ‘’teruji’’ sikap dan kelakuannya selama ini dibanding orang lain. Bukan salah satu dari itu sekali lagi, namun lebih kepada pengelolaan dirilah kuncinya.

Si A adalah mahasiswi yang mengambil kuliah pada tiga perguruan tinggi pada saat yang bersamaan, di samping juga mengambil kursus bahasa asing di suatu lembaga. Dia juga aktif di kegiatan beberapa organisasi sosial dengan saya, juga mendalami hobby yang lain seperti modelling. Kadang-kadang bekerja paruh waktu pada sebuah event. Bahkan akhir Mei kemarin, baru saja terpilih sebagai duta untuk mewakili Yogyakarta dalam pertukaran pemuda antar negara. Di samping kegiatan lain khas anak muda seperti pacaran mungkin, kumpul bareng teman, ibadah, main dll.

Ternyata banyak sekali kegiatan yang dilakukannya dalam waktu yang hampir bersamaan. Dan semua itu tidak mungkin mencapai nilai yang sempurna, karena memang bukan itu tujuan dari menejemen pribadi. Menejemen pribadi lebih merupakan kiat untuk membentuk suatu sosok yang mumpuni dalam banyak hal dan segala kondisi, bukan sosok yang berkutat hanya pada satu hal saja dan menolak perubahan. Oleh karena itu, jadilah manajer bagi diri sendiri.

(sumber :Akhmad Muftizar Zawawi S IP, PR PT Yarsilk Gora Mahottama.

MENJADI CEO YANG BAIK ALA RINI SOEWANDI

Rini Soewandi, tahun 2001 dinobatkan sebagai The Best CEO in 2001 oleh Majalah Swa dan Asia Market Intellegence. Kiprahnya di dunia bisnis menonjol ketika ia masih berada di bawah naungan bendera Astra, selepas dari Astra, Rini bergabung dengan PT. Semesta Citra Motorindo, belum lama ia bergabung dengan perusahaannya yang baru, ia telah dinobatkan sebagai CEO terbaik, sebuah bukti yang menunjukkan jika Rini Soewandi memang seorang jenderal yang baik di tengah medan pertembpuran bisnis yang tampaknya senakin tidak mengenal belas kasihan itu.

Apa saja yan gmembuat figure Rini demikian perkasa, figure yang dapat membuat keadaan yang tidak mungkin menjadi sebuah kesuksesan dan figure yang senangmelakukan sesuatu yang biasa dengan cara yang luar biasa. Berikut tips Rini Soewandi bagi anda yang ingin mengikuti jejaknya sebagai the Best CEO :

(1) Setia pada visi

(2) Ciptakan lingkungan perusahaan yang kreatif

(3) Kembangkanlah selalu budaya berpikir positif

(4) Yakinlah dengan usaha yang ditekuni

(5) Carilah celah pasar dimana Anda akan bermain

(6) Senantiasa berorientasi kepada pasar

(7) Transparansi

(8) Selalu menerapkan efisiensi

(9) Berdayakanlah diri Anda dan SDM yang ada di perusahaan Anda

(10) Jangan takut melakukan perubahan

(11) Perkuatlah team work yang Anda miliki dan,

(12) Beranikanlah diri Anda untuk mengambil kepoutusan yang tidak popular.

(Sumber : Majalah Manajemen edisi Mei 2001)

Kiat-kiat Membangun Kepercayaan

Ketika kepercayaan sudah sirna di hati orang lain, sulit sekali untuk tumbuh kembali, walaupun dengan berjuta janji atau membayar dengan harta sebanyak apapun, jikalau kepercayaan di hati orang sudah hilang maka perasaan yang muncul selalu mencurigai dan rasa tidak percaya diri akan selalu membayang dan membekas.

Berikut ini uraian yang insya Allah akan menumbuhkan dan memperkuat kepercayaan seseorang.

A. Kejujuran yang terbukti dan teruji

Kejujuran adalah perilaku kunci yang sangat efektif untuk membangun kepercayaan (kredibilitas), begitu pula bila sebaliknya jika tidak jujur akan dapat menghancurkan kehidupan seseorang.

Biasakanlah selalu jujur dimulai dari hal yang paling sederhana dan kecil sekalipun, walaupun terhadap anak kecil, karena sesungguhnya Allah menilai perilaku kita, yakinlah tak akan pernah untung sama sekali dengan ketidakjujuran selain kerugian yang mendera dan menghancurkan, sudah terlalu banyak bukti di sekitar kita untuk dijadikan pelajaran.

1. Jangan sekali-kali berbohong atau terpancing untuk menambah omongan sehingga menjadi dusta walau dalam gurauan sekalipun.

2. Jangan pernah mudah membuat janji, pastikan setiap janji yang diucapkan sudah diperhitungkan matang-matang, dan berusaha keraslah untuk memenuhi janji.

3. Tepat waktulah dalam segala hal, jangan terlambat atau gemar menunda-nunda atau mengakhirkan.

4. Biasakanlah memiliki data dan fakta yang jelas, dan bersikaplah terbuka.

5. Milikilah kemampuan dan kesungguhan mengevaluasi diri, dan segera perbaiki diri begitu ditemukan kesalahan serta bertanggungjawablah dengan sungguh-sungguh dan tulus.

6. Jangan pernah patah semangat bila didapati masa lalu kita pernah atau banyak ketidakjujuran.

B. Cakap

Komponen kedua yang tak kalah pentingnya adalah kehandalan dan kecakapan kita dalam melaksanakan tugas. Walaupun sangat dikenal dan teruji kejujurannya tapi kalau dalam melaksanakan tugas sering berbuat lalai dan kesalahan maka hal ini pun akan merontokkan kredibilitas.

1. Kunci utamanya adalah secara sadar kita harus selalu belajar, melatih diri, mengembangkan kemampuan, wawasan serta keterampilan kita secara sistematis dan berkesinambungan, sehingga selalu memiliki kesiapan yang memadai untuk melaksanakan tugas.

2. Awalilah selalu dengan membuat perencanaan yang baik dan persiapan yang matang, gagal dalam merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan.

3. Jangan lupa selalu check and recheck, tak boleh kita melakukan sesuatu tanpa cek ulang, sangat banyak peluang kesalahan atau kegagalan yang terselamatkan dengan sikap yang selalu mengadakan pengecekan ulang.

4. Laksanakan segala sesuatu dengan kesungguhan, sikap yang hati-hati dan cermat, jangan anggap remeh kelalaian dan kecerobohan karena semua itu biang kesalahan dan kegagalan.

5. Selalu sempatkan untuk evaluasi dari setiap tahapan apapun yang kita lakukan, percayalah merenung sejenak untuk mengevaluasi membuat karya kita akan semakin bermutu.

6. Nikmatilah dengan menyempurnakan apa yang bisa dilakukan, jangan pernah puas dengan setengah-setengah, jangan pula puas dengan 90%, kalau kita bisa menyempurnakannya, mengapa tidak?

C. Inovatif

Segala sesuatu yang ada selalu berubah, di dunia ini tidak ada sesuatu apapun yang tidak berubah, satu-satunya yang tetap adalah perubahan itu sendiri, oleh karena itu siapa pun yang tidak menyiapkan diri untuk menghadapi perubahan maka dia akan tergilas kalah oleh perubahan tersebut.

Maka jelaslah sudah yang dimaksud dengan sabda Rasulullah bahwa :

orang yang hari ini sama dengan hari kemarin adalah orang yang merugi karena berarti tak ada kemajuan dan tetinggal oleh perubahan,

orang yang hari ini lebih buruk dari hari kemarin dianggap orang yang celaka, karena berarti akan tertinggal jauh dan sulit mengejar,

orang yang hari ini harus lebih baik dari hari kemarin adalah orang yang beruntung, karena satu-satunya pilihan bagi orang yang beruntung adalah berarti ia harus ada penambahan sesuatu yang bermanfaat, sehingga tidak akan pernah tertinggal, dia selalu antisipatif terhadap perubahan, dan selalu siap menyikapi perubahan, inilah sikap perubahan yang diharapkan selalu terjadi pada seorang muslim.

Berikut ini beberapa anjuran agar kita dapat selalu mengembangkan kemampuan kreatif kita:

1. Banyak membaca dan menulis.

2. Banyak berdiskusi dan bertanya.

3. Banyak melihat (mengadakan studi banding).

4. Banyak merenung (tafakur).

5. Banyak berbuat dan mencoba.

6. Banyak beribadah dan berdo'a.